On répond à toutes vos questions sur l’organisation d’un séminaire d’entreprise !

Vous réfléchissez à rassembler vos équipes pour un moment convivial ou une réunion avec tous vos collaborateurs ? Le séminaire d’entreprise est le format qu’il vous faut ! Afin de vous aider dans sa planification et d’y voir plus clair, l’Agence 1786, spécialiste de vos événements dans les Alpes, a repris les questions les plus posées sur Internet et y a répondu. Quels sont les objectifs et les avantages de ce type de manifestation ? Quand le prévoir et sur quelle durée ? Comment le programmer et l’animer ? Quelles activités pour une journée de cohésion ? On vous dit tout pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise !

Il est important de vous poser la question avant de planifier votre événement professionnel. En effet, il existe généralement trois types de séminaires. Le premier a pour ambition la cohésion d’équipe et l’on y propose une ou plusieurs animations team building. L’autre se veut plutôt informatif, et va impliquer des réunions, des formations ou des conférences avec des intervenants extérieurs. Le troisième est un mélange des deux, on y retrouve donc des activités de cohésion et des temps plus formels.

Ainsi, les buts les plus communs quand on parle de séminaire sont souvent les suivants : 

• Effectuer un bilan en fin d’année, de saison ou après un événement important pour l’entreprise.
• Remercier vos équipes pour les chiffres réalisés, les objectifs atteints et leur implication dans la vie de la société.
• Établir une stratégie pour le lancement d’un produit ou d’un service.
• Communiquer en interne sur les nouveautés de la firme.
• Intégrer les arrivants récents et leur permettre de rencontrer leurs collègues.
• Rassembler les collaborateurs qui travaillent dans des locaux différents et qui ne se voient pas de manière régulière.
• Renforcer les liens en vivant un moment de convivialité avant ou après les vacances et les fêtes de fin d’année. 
• Accroître la motivation des équipes.
• Former à des outils ou des nouvelles recrues. 
• Gérer une situation de crise.
• Partager la culture de l’entreprise avec l’ensemble des collègues.
• Échanger sur une problématique ou un projet.
• Etc.

Pour répondre à ces objectifs, votre séminaire doit s’articuler autour de temps forts, qui seront garants du but à atteindre : réunions, présentations et conférences, et/ou activités team building, incentive (pour remercier ses employés) et soirées festives.

Votre événement peut aussi se dérouler dans vos locaux, l’organisation d’animations team building y étant tout à fait envisageable, ou en dehors de vos bureaux, afin de permettre à vos collaborateurs de changer d’air et de se retrouver si certains viennent des quatre coins de la France ou du monde.

Ces objectifs sont assez similaires si vous souhaitez programmer un CoDir, regroupant uniquement votre équipe dirigeante. Nous vous donnons tous nos conseils pour son élaboration dans un article dédié : « Votre team building CoDir dans les Alpes : tous nos conseils pour bien l’organiser ».

Le séminaire est, de manière générale, un moment que vos collaborateurs attendent avec joie. Ils ont hâte de retrouver leurs collègues dans un cadre informel, et ils se sentent considérés. 

Ainsi, les bénéfices à l’organisation d’un séminaire d’entreprise sont nombreux : vos employés vont profiter d’un regain de motivation après cette belle journée, durant laquelle ils auront créé de nouveaux liens humains tout en se sentant intégrés au groupe, et donc, épanouis. 

C’est aussi l’occasion de partager les valeurs et la culture d’entreprise, afin de favoriser le sentiment d’appartenance de l’ensemble des équipes. Ce temps d’échange est également le moment idéal pour faire passer des messages et améliorer la communication interne. Et bien sûr, n’oublions pas que si votre événement est bien orchestré, vous pourrez compléter l’objectif défini en amont.

À nouveau, la réponse dépend de vos attentes. Vous souhaitez fêter la fin d’année avec vos équipes ? Proposez une soirée festive dans un lieu de charme au cœur des Alpes en plein mois de décembre. Vous voulez commencer l’année sur des bases saines ? Programmez un team building endiablé dans l’une de nos stations de ski de Savoie en janvier, février ou mars. Vous désirez rassembler vos collaborateurs, les féliciter et les remercier avant les vacances d’été ? Offrez-leur une journée de cohésion autour du lac d’Annecy ou d’Aix-les-Bains en juin ou début juillet. Vous avez besoin de former vos équipes à la rentrée ? Planifiez réunions et conférences dans l’un des hôtels tout équipés de Chamonix, d’Annecy, de Chambéry ou de Genève en septembre et en octobre.

Pour aller plus loin, découvrez tous les avantages à programmer votre événement professionnel dans les Alpes !

Elle dépend elle aussi de votre objectif, ainsi que du budget alloué. Il dure généralement d’une seule journée à plusieurs jours d’affilée. 

Le temps d’une journée, vous pouvez organiser un séminaire dans vos locaux, ou dans un lieu en dehors des bureaux. Nous vous conseillons un déplacement de maximum deux heures pour rejoindre l’endroit de votre événement. Pour le programme, il est intéressant d’allier une réunion, un bon déjeuner à partager et une animation team building. Vous pouvez aussi opter pour deux activités de cohésion si c’est le but principal de votre manifestation.

Vous êtes une entreprise basée à Lyon ? Retrouvez notre top 5 des destinations à deux heures de vos locaux pour votre séminaire ! 

Vous souhaitez plutôt partir plusieurs jours, dans un lieu dépaysant ou central par rapport à tous vos différents bureaux ? Nous vous conseillons de faire appel à une agence événementielle pour trouver et réserver les hébergements, les restaurants, les transferts, les animations et les espaces de réception. Ainsi, vous aurez l’esprit allégé sur la logistique, et vous pourrez vous concentrer sur la planification des réunions, interventions et présentations. 

Après avoir mis au clair votre objectif, ainsi que votre budget et les dates souhaitées, il est temps de réfléchir à la destination qui vous convient le mieux : accessibilité, offre de logement et d’activités, durée de transport, etc.

Vous pouvez ensuite faire appel à une agence événementielle locale qui s’occupera de vous accompagner dans toute la partie logistique. Elle vous fera un devis avec un programme personnalisé selon vos attentes et vos besoins, vous proposera un hébergement adapté, ainsi que des idées d’animations team building et de soirée. Dès validation de votre part, c’est l’agence qui se charge de faire les réservations et de caler les différents prestataires jusqu’à la fin de votre séminaire. 

De votre côté, vous informerez vos employés des dates de l’événement, tout en leur demandant de confirmer leur venue. Ceci vous permettra d’établir une rooming list (répartition des chambres) pour les nuits en hôtel. Vous pourrez également créer des supports de communication (oriflammes, badges, goodies, etc.) et planifier le contenu de vos réunions et temps de travail. N’hésitez pas à réaliser un calendrier ou une feuille de route pour les tâches à venir.

Chez 1786, nous sommes spécialistes des Alpes. Nous vous aidons à organiser votre séminaire à Chamonix, Annecy, Chambéry, Aix-les-Bains, Genève, ou Megève, entre autres. Transferts privés, team buildings, hôtels tout équipés, conférences, soirées : on s’occupe de tout !  

Si votre séminaire se passe sur plusieurs jours ou s’il inclut des réunions et rencontres, l’animation est primordiale pour un bon déroulé.

Vous pouvez confier la tâche à une équipe en interne, qui sera chargée de respecter une feuille de route et un timing pour introduire les intervenants, les différentes présentations ou les activités auprès de l’ensemble des collègues présents. L’important, c’est que les enchaînements soient fluides, que l’attention des collaborateurs soit maintenue, que les prises de parole soient cadrées et qu’il y ait une parfaite gestion du temps, tout en laissant la place aux échanges. Il peut donc aussi être intéressant d’opter pour un animateur externe, dont c’est le métier, et qui a l’habitude de piloter ce type d’événement.

N’oubliez pas, cette partie est essentielle dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise ! 

La journée de cohésion, ou journée de team building, répond à un objectif bien précis : développer les liens entre vos collaborateurs, établir une certaine unité, intégrer les nouveaux arrivants, accentuer l’esprit d’équipe et offrir un moment de convivialité autour d’une animation ludique.

Pour cela, les team buildings, qui prennent souvent la forme de challenges, sont des incontournables pour le déroulé de votre journée ! Elles proposent une parenthèse amusante, tout en mélangeant les collègues qui se connaîtraient peu. Ils vont ainsi se rencontrer différemment, tout en découvrant des talents cachés et en se créant de bons souvenirs ! 

Aussi, il est important de choisir des activités qui plairont à tous, et qui ne mettront personne en difficulté, afin que chacun puisse en profiter. Chez 1786, nous avons élaboré une gamme d’animations originales, inspirées des montagnes et de la Savoie, et accessibles à tous. De petits défis, des épreuves de rapidité et un peu de culture générale sont donc au rendez-vous ! Découvrez-les pour votre prochain séminaire de cohésion dans les Alpes !

Si l’organisation est fluide, que le programme et le planning sont respectés, que le lieu vous plaît, que l’ambiance est bonne, que vos collaborateurs ont assimilé de nouvelles informations, qu’ils repartent avec le sourire, qu’ils se sont amusés tout en apprenant à connaître leurs collègues différemment, qu’ils en reparlent après, et surtout, si vous avez rempli votre objectif : vous pouvez considérer que votre événement est réussi, félicitations !

Vous vous posez d’autres questions concernant l’organisation de votre séminaire d’entreprise ? Notre équipe est à votre disposition pour y répondre, n’hésitez pas à nous contacter ! Et pour aller plus loin, découvrez l’ensemble des services de l’Agence 1786.